Procedurę ubiegania się o zwrot nadpłaty podatkowej można rozpocząć po zakończeniu roku podatkowego. Pracodawca na przełomie styczeń/luty wydaje kartę podatkową tzw. Loonfische. Rozliczenia podatku można dokonać tylko na podstawie karty podatkowej. Na wydawanych odcinkach płacy nie są ujęte wszystkie składniki płacowe. Rozliczenie podatku przed belgijskim urzędem jest obowiązkowe dla wszystkich osób, które pracowały w danym roku na terenie Belgii. Deklarację należy złożyć na specjalnych drukach, które są rozsyłane przez urząd na adres pełnomocników lub podatnika. Termin ich odesłania jest ustalany w zależności od tego, kiedy zostały one przesłane do podatnika. Rezydenci powinni złożyć zeznanie w czerwcu, natomiast nie- rezydenci w październiku/listopadzie. Podatek w Belgii można rozliczyć do 3 lat wstecz, tj. za lata 2020, 2019 i 2018. Osoby, które chcą dokonać rozliczenia za rok 2018 mają na to czas tylko do połowy listopada 2021 r.

Decyzje podatkowe z Belgii wydawane są na przełomie stycznia-czerwca roku następującego po roku, w którym złożone zostało zeznanie podatkowe. Jeśli podatnik nie zgadza się z wyliczeniem ma prawo do odwołania od decyzji podatkowej w terminie do 6 miesięcy.

– Fiche – kopia belgijskiej karty podatkowej lub zastawienie płacowe Individuale Rekening – karty podatkowe od wszystkich pracodawców oraz innych instytucji belgijskich (wakacyjne, bezrobotne).

– Zaświadczenie z polskiego urzędu skarbowego o dochodach lub ich braku z podziałem na: dochody uzyskane w Polsce i dochody z zagranicy lub zaświadczenie/kraj UE/EOG (jeśli w tym druku będzie podział dochodów na poszczególne kraje), w przypadku małżeństw należy również wykazać dochód małżonka.

– Potwierdzenie rachunku bankowego – numer rachunku polskiego lub belgijskiego, którego właścicielem jest podatnik lub współmałżonek.

Osoby pracujące w Belgii powinny rozliczyć się ze swoich dochodów i złożyć zeznanie roczne przed belgijskim Urzędem Skarbowym. Osoby, które choć raz złożą zeznanie roczne w Belgii, otrzymają w kolejnych latach (z belgijskiego US) wezwanie lub dokumenty do rozliczenia podatku. Dokumenty zostaną wysłane na adres domowy lub ten podany w rejestrze urzędu. Rozliczając się z dochodów belgijskich należy ujawnić wszystkie dochody (ze wszystkich krajów). Nie oznacza to, że trzeba zapłacić podwójny podatek. W Belgii jest konieczność wykazania w zeznaniu rocznym wszystkich swoich dochodów. Jeśli podatnik pozostaje w związku małżeńskim musi także wykazać dochody współmałżonka.

Zeznanie podatkowe w Belgii za rok 2019 można złożyć w wersji papierowej wypełniając otrzymany z Urzędu Skarbowego imienny formularz lub elektronicznie. Rozliczenie elektroniczne dotyczy podatników, którzy mają belgijską elektroniczną kartę pobytu lub identyfikacyjną oraz kod PIN lub otrzymają kody dostępu, tzw. tokeny.

Podatnik, który nie złoży zeznania w terminie, może zapłacić karę w postaci podwyższenia podatku lub karę administracyjną. Urząd Skarbowy w Belgii może przedłużyć termin rozliczenia po wystosowaniu prośby przez podatnika przed ostatecznym terminem rozliczenia. Zeznanie podatkowe za rok 2019 w wersji papierowej  należy złożyć do 3 grudnia 2020.